background image

 

8 | P a g e  

Chairman   

                4 July 2013 

PRESTON PARISH COUNCIL 

 

MINUTES OF THE ANNUAL MEETING HELD ON THURSDAY, 9 MAY 2013 

 

PRESENT:  Cl r Mrs C Sutton (Chairman), Cl r Mrs S Cameron, Cl r R Canton, Cl r Mrs P Chester-Master 
(Vice Chairman), Cl r N Price, Cl r Mrs J Tomblin, Cl r Mrs J Layton (District) and Mrs C Braidwood 
(Clerk)  
 

1. 

Election of Chairman 
RESOLUTION 10/13 
 
Cl r Mrs C Sutton was unanimously elected to hold office until the Annual Council 
Meeting 2014 and signed her Acceptance of Office 

 

 

2. 

Election of Vice Chairman 
RESOLUTION 11/13 
 
Proposed by Cl r Mrs C Sutton and Seconded by Cl r Mrs R Freyne,  Cl r Mrs J Tomblin 
was unanimously elected to hold office until the Annual Council Meeting 2014 

 

 

 

3. 

Apologies and Reasons for Absence 
None 

   

4. 

Declarations of Interest and Update Register of Members’ Interests (as required) 
None 

 

 

5. 

Acceptance and signing of Minutes of Meeting held on Thursday, 7 March 2013 
RESOLUTION 12/13 
 
It was unanimously agreed that the Minutes were a true and accurate record of the 
previous meeting and were signed by the Chairman. 

 

 

6. 

Matters Arising from the Minutes 

 
Action: 

 

Village Telephone Kiosk 
No progress has yet been made and deferred to the next meeting. 

 
 
 
 
 
Action:
 

 

Cycle Way from Preston to Kingshill School 
It would appear that the Footbal  Stadium has refused to release land for a cycle / 
foot path.  Members regretted the absence of a safe off road route to the Kingshil  
School site and agreed to investigate how one might be achieved.  It was agreed 
that the Clerk should contact Sustrans for advice and Cl r Mrs Layton also agreed 
to help. 

 

 

Rectory Hedge 
It was noted that the hedge has now been cut back. 

 
 
 
Action:
 

 

Village Litter Pick  
It was agreed to postpone this until Spring and to include it on the January 
agenda.  In the meantime, it was agreed to advise CDC of fly tipping in the layby 
on Kingshil  Lane and on the layby on Witpit Lane. 

 

 

Black Bin for the Allotments 

The Clerk confirmed that CDC only provide black bins for households and Cl r Mrs 

Chester-Master advised that a bin has been donated and is being fitted to the 
fence. 

 

 

7. 

Village Affairs 

 
 
 
 
 
 
 
Action:
 

Content of Village Newsletter and Discounted Rate for Local Advertisers 
It was agreed that Interlink, the ful  Schedule of Church services, could be posted on 
the website and only the Preston and Siddington Church information published in the 
Newsletter. This would reduce printing costs of the Newsletter, however, Cl r Mrs Freyne 
would consult Mrs Warren, the editior.  It was further agreed that there should be no 
discounted rates for local advertisements. 
The Clerk was asked to change the code on the noticeboard locks to prevent 
unauthorised access. 

 

 

background image

 

9 | P a g e  

Chairman   

                4 July 2013 

8. 

To Receive Reports from County and District Councillors 
Reports where given at the previous meeting. 

 

 

9. 

To Receive Questions from the Public 
None 

 

 

10. 

Playing Field – To Receive Update – Cllr R Canton 

 

Cl r Canton said that it is good to see a group of 15 or so making use of the field for 
footbal  practise. 
Installation of Toddler Swing 
It was confirmed that the new swing seat has been instal ed.   
Annual Safety Report  
Cl r Canton advised that he has repaired the woodwork on the slide which was rotten 
but there is no guard rail on the slide as required by the safety report.  It was noted 
that the equipment is very old and Cl r Canton explained that it is not worth 
maintaining if it is to be replaced.  It was agreed that Council ors would ask local 
families with young children what they would like to see. 
Cl r Price drew attention to the area behind the top goal where weeds and 
overgrowth are encroaching on the playing field.  Cl r Mrs Chester- Master agreed to 
look at the problem. 

 

 

11. 

Village Hall   

 

  Management Committee Report 

No activity to report. 

 

  Update on Grant Application 

Waiting for a response from Cotswold Conservation Board. 

 

 

12. 

Finance 

12.1  Budget Report and Bank Reconciliation for Year Ending 31 March 2013 – Attached   

Noted and the Clerk was requested to provide a break down of the difference in 
payments. 

12.2  Audit Return for Year Ending 31 March 2012 – Attached 

RESOLUTION 13/13  
The internal auditor’s report was noted.  It was RESOLVED to approve the Governance 
Statement and the Audit Return signed by the Chairman and the Clerk / RFO. 

12.3  Bills for Payment  

RESOLUTION 14/13  

  Glasdon – Grit / Salt bin                                               £169.26   Paid by BACS 
  Wicksteed – Toddler Swing Seat                                 £183.97   Paid by BACS 
  Bibury Landscape – Grasscutting April                      £117.50   
  ROSPA – Play Area Check                                          £ 78.00 
  J-Bookkeepers – Internal Audit                                   £70.00 

12.4  Insurance Renewal  

RESOLUTION 15/13  
It was agreed to take up the quotation for insurance from Zurich for 3 years. 

 

 

13. 

Planning 

13.1  New Planning Applications 

  None 

13.2  Planning Applications Responded to Since Last Meeting 

  12/05663/FUL    Vygon (Uk) Ltd, Bridge Road, Cirencester, Gloucestershire, GL7 1PT  

Ful  Application for Variation of conditions 
No Objections 
13/00799/FUL    Vygon (Uk) Ltd, Bridge Road, Cirencester, Gloucestershire, GL7 1PT  
Construction of Class A5 Take-Away Unit  
No Objections 

13.3  Planning Decisions Received 

  13/00605/FUL    1 Kingsway, Preston, Cirencester, Gloucestershire, GL7 5XA  

Erection of single storey front extension  

background image

 

10 | P a g e  

Chairman   

                4 July 2013 

Permitted 18 March 2013 

13.4  CDC - Call for sites with potential housing, employment, retail or other commercial 

uses 
It was noted that this information is required for the Local Plan but the Council has no 
comments to make at this time. 

13.5 

 
 
 

Action: 

Feedback on Planning Training at Cirencester Town Council 
Cl r Mrs Tomblin and Cl r Mrs Cameron had attended the two training sessions.  They 
reported they were advised to put forward the Parishes comments on the Local Plan 
and that planning policies should be cited when responding to planning applications. 
Clerk to circulate planning information leaflets. 

 

 

14. 
 
 
Action:
 

Website - To Receive Update 
It was agreed that Minutes should be posted to the website in draft form once they 
have been approved by the Chairman to eliminate the delay of waiting until they are 
agreed by the Council. 

 

 

15. 

Correspondence 

 

  Correspondence Information Sheets – March and April 

Circulated and noted. 

 

  RIAT – Invitation to Briefing – 29 May 2013 

No one is available to attend. 

 

  Invitation to 60th Anniversary Service of Queen’s Coronation at Gloucester 

Cathedral 
Cl r Mrs Sutton and Cl r Mrs Chester-Master to attend. 

 

 

16. 

Any Other Business 

 
 
 
 
Action: 
 
 
Action:
 

Coaches in the Village 
It has been noted that the yard at the north of the Vil age on Witpits Lane is being 
used for overnight coach parking resulting in coaches being driven through the 
Vil age early in the morning.  The Clerk was asked to check that the site has the 
relevant permissions. 
Grasscutting at the Entrance to the Village 
The Clerk was asked to write to Mr T Herbert thanking him for his work in cutting the 
grass. 

 

 

17. 

Date and Time of Next Meeting – Parish Council Meeting 
Thursday, 4 July 2012 at 7.00 pm in the Vil age Hal  

 

 

There being no further business the meeting closed at 9.00 pm