background image

1 | P a g e  

Chairman   

                7 January 2016 

PRESTON PARISH COUNCIL 

 

MINUTES OF THE MEETING OF THE PARISH COUNCIL  

HELD ON THURSDAY, 5 NOVEMBER 2015 

 

PRESENT

Cllr Mrs J Tomblin (Chairman),Cllr Mrs S Cameron, Cllr Mrs P Chester-Master, Cllr G 
Edwards, Cllr Mrs R Freyne and Cl r Mrs C Sutton 

 
ALSO IN ATTENDANCE

:)  

PC Mark Weedon, Cllr S Parsons (GCC and CDC) from 7.20 pm, Mr C 

Huck, Ms M Longstaff and Mrs C Braidwood (Clerk) 
 
Mark Weedon - Police Constable 2071 
Cirencester Rural South Local Policing Team, Cotswold LPA, Gloucestershire Constabulary 
 
The Chairman welcomed PC Weedon and he explained how the Police service has undergone 
another re-organisation.  There has been some remodelling to the service but there is little 
change in Cirencester.  Some teams have been renamed.  The Neighbourhood Policing team 
covers many of the Vil ages surrounding Cirencester and Mark’s hours have changed mainly to 
late shifts when the demand is greater.   Patrols of Preston vil age have not changed.   
In reply to a query he said that Neighbourhood Watch is a good scheme that circulates information 
to residents. 
He stated that there had been17 crimes in September and October compared to 12 in the same 
period in the previous year. 
In 2015 to date there has been 65 crimes (37 in 2014). 
Tesco and Kingshil  Meadow are included within Preston for statistical purposes and it was pointed 
out that he boundary has now changed. 
 
Targeting crime reduction is now a priority due to dark nights and householders are encouraged to 
leave lights on when away from their properties.  A free crime reduction survey is available by 
contacting Mark or Cirencester Police Station.  It was agreed to include this information in the Vil age 
Newsletter. 
 

1. 

Apologies and Reasons for Absence 
Cllr N Price (Personal) 

 

 

2. 

Declarations of Interest & Code of Conduct 

2.1  To Receive Member’s Declarations of Interest in Items on the Agenda 

None 

2.2  To Receive Updates to Members Register of Interests 

None 

 

 

3. 

Minutes from Previous Meetings 

3.1  Acceptance and signing of the Minutes of the Parish Council Meeting held on 3 September 

2015 
RESOLUTION 30/15 
The Minutes were unanimously agreed as a true and accurate record and were signed by 
the Chairman 

 

 

4. 

Matters Arising from the Minutes 

 
 
 
 
 
 
Action: 

Maintenance of the Tol  Bar Central Reservation – Cllr S Parsons 
Cllr Parsons was unavailable to give an update and the Clerk was requested to contact 
him for an update.  It was considered that trees might obstruct drivers’ view of pedestrians 
and that a strip of wild flowers sown either side of the path may highlight the crossing.  The 
Clerk was also requested to chase Highways and Cllr Parsons regarding the pedestrian sign.  
It was noted that overhanging trees obscure the Cycle path sign and that the VAS is stil  in 
position. 

 

GCC – Armed Forces Covenant  
RESOLUTION 31/15 
It was noted that the Covenant is intended to promote a closer relationship with the Armed 

background image

2 | P a g e  

Chairman   

                7 January 2016 

Forces and in view of Preston’s nearness to the South Cerney Camp, it was agreed to sign 
the covenant. 

 

 

5. 

Vil age Design Statement – Update  
Cllr Mrs Sutton reported that the Questionnaires have been sent out and that 42 of the 96 
have been returned.  Only 1 has been received from outside the Vil age and about half 
have used the stamped addressed envelope and half have been returned by hand.  It is 
intended to give people a gentle reminder to return those not completed shortly.  

 

 

6. 

To Receive Report from County and District Council or – Cllr Shaun Parsons 
Devolution
 is moving forward with Gloucestershire working on its own.  This arrangement will 
ensure a closer working relationship with the NHS and some other powers wil  be devolved 
from other areas.  
Flood meetings:  Thames Water has become more active and is beginning a more detailed 
review in South Cerney to be fol owed by Cirencester.  This is in preparation for a new 
funding window in 4 years time.  It was noted that the sewerage system needs substantial 
improvement.  Cllr Parsons advised that Caravan Park occupants are very nervous about 
the need to upgrade the sewage system as the costs wil  be passed on to them by the site 
owners. 

 

 

7. 

Questions and Comments from the Public 
None 

 

 

8. 

Playing Field  

 

Play Area Report  
Nothing new to report. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Action: 
 
Action:
 

Play Area Refurbishment Update 
RESOLUTION 32/15 
The Clerk reported that both grant applications have been approved in principle and that 
Cllr Parsons may be able to make an additional £2,000 available.  It was resolved that if 
funding comes through before the next meeting that the chosen contractor be instructed 
to proceed and it was further agreed that if additional funding is forthcoming that this 
could be used to purchase additional equipment rather than reduce the Council’s 
contribution. 
The Clerk was requested to check with CDC regarding the position of the Community Fund 
grant. 
Cllr Edwards agreed to investigate the provision of footbal  goals and AstroTurf for the goal 
areas. 

 

 

9. 

Vil age Hal   
Cllr Mrs C Sutton reported that a Christmas drinks event wil  be held on 23 December and 
that Soup Saturdays are due to begin. 
Everyone acknowledged that the new blinds are a great improvement. 

   

10. 

Vil age Affairs 

 

Highways Update – Vil age Signs, Cultivation Licence, Junction Markings 
Vil age Signs
  
The Clerk confirmed that the new Vil age signs have been ordered by Gloucestershire 
Highways and that she had requested to be advised before they are installed. 
Cultivation Licence at 3 Kingsway 
 The Clerk reported that Highways Officers would be inspecting the height of the hedge 
and taking appropriate action.  
Road Markings at the Junction with Kingshil  Lane 
It was noted that the new road markings don’t work wel  when turning right on to Kingshil  
Lane. 

 
 
 
 
 

Vil age Maintenance  
Cutting Ivy on Trees 
The Clerk reported that Cl r Price has suggested that the Ivy on the trees near to Vil age 
Farm needs to be cut back and the Council requested that a quotation be obtained and 
the work to include tidying up the verge where the wal  curves that was once the location 

background image

3 | P a g e  

Chairman   

                7 January 2016 

Action: 
 
 
 
Action: 
 
 
 
Action:
 

of the old pump. 
30 mph Signs 
It was noted that most of the 30mph restriction signs are obscured by overgrown bushes 
and hedges in adjoining gardens and the Clerk was requested to ask residents, in the 
Council’s Newsletter article, to ensure they are cut back. 
Footpath Signs 
It was noted that the sign maintenance agreed with Mike Barton, PROW Officer, has not 
been carried out.  The Clerk was requested to chase this and to copy Cl r Parsons.  At the 
same time, to request a supply of arrow signs that Council ors could use. 

 

 

11. 

Finance 

11.1  Bank Reconciliation and Budget Status up to 31 October 2015  

Noted as attached. 

11.2  Public Works Loan Payment Notice 

Noted 

11.3  Bil s for Payment  

RESOLUTION 33/15 
It was resolved to pay the following bills: 
Busy Fingers  -  Newsletter Printing September        £  29.11 
Glasdon – Litter Bin for Playing Field                         £ 309.18 
Clerk’s Expenses  - Telephone & Postage                £    7.56 
Bibury – Litter Bin Instal ation                                      £   95.61 
Bibury – Grasscutting                                                  £ 480.00 
Bibury – Instal ation of Litter bin                                 £   94.20 
Busy Fingers – Design Statement & Envelopes         £   74.28 
E R Hamey – Design Statement Photographs          £   27.00 

11.4  GRCC Membership Renewal 

RESOLUTION 34/15 
It was agreed that GRCC is a very useful source of information and it was resolved to renew 
membership costing £25 pa. 

11.5 

 
 
 

Action: 

To Consider Budget Planning for 2016 – 2017 
Members considered the proposals and agreed to finalise the budget at the next 
meeting.  The Clerk was requested to review the grass cutting contact including al  
amendments made during the year and check the total cost of the contract with 
Bibury. 

   

12. 

Planning 

12.1  New Planning Applications 

 None 

12.2  Planning Applications Responded to Since Last Meeting 

None 

12.3  Decision Notices Received 

  15/03018/FUL    Land Parcel Off Witpit Lane Adjacent To The A417 404918 East 201036 West 

Preston Gloucestershire 
Change of use to park two HGV's including trailers 
Permitted 14 October 2015 
Feedback relating to CDC’s Planning Committee Decision. 
It was noted that a condition has now been placed on the permission that the lorries could 
not use the road through the Vil age to access the parking site.  It was further noted that 
the Council’s request for the lorries to be parked away from the hedge was not al owed as 
the application was restricted to the area adjacent to the hedge and did not include the 
area between the barns. 

  15/01923/FUL    Land Parcel East Of Witpit Lane Preston Gloucestershire 

Proposed development of solar photovoltaic modules including access, temporary 
construction compound; single and double inverter platforms; transfer station; collecting 
station; security fencing; CCTV cameras and poles; landscaping; and associated works 
and infrastructure including underground cable along London Road verge and Witpit Lane 
verge and related equipment to al ow connection to the electricity distribution network 
Update relating to CDC’s Planning Committee Decision and Negotiations of the 
Community Benefit Agreement. 

background image

4 | P a g e  

Chairman   

                7 January 2016 

Cllr Mrs Freyne reported that the Agreement between the Council and Belectric for 
Community Benefit is expected to be signed during the coming week.  This would give the 
Vil age £82,062.50 once the site is operational and connected to the grid.  A Trust fund 
would then be set up and administered by representatives of the Vil age and the Parish 
Council.  It is intended that monies from the fund wil  be used to repay the Public Works 
Loan taken out by the Council for the refurbishment of the Vil age Hal .   
Work Is expected to begin on the site in April.  The Vil age contacts during the work wil  be 
Cllr Mrs Tomblin and Cllr Mrs Cameron.  

12.4  Planning Correspondence and Issues  

  CDC Local Plan Consultation – 6 November to 21 December 2015 

Noted. 

 

 

13. 

Website  

 
 
 
 
 
 
 
 
Action:
 

New Transparency Code 
RESOLUTION 35/15 
The Clerk explains that the new Code seeks to reduce the audit process for smal er 
Councils (with a turnover of less than £25,000) by removing the External Audit process.   
Councils wil  stil  be required to carry out an Internal Audit by employing their own auditor 
and required to publish more information on their website to achieve greater transparency.  
Grants are available to cover equipment, websites and internet connection and it was 
resolved to apply for the cost of an internet connection to the Vil age Hal  to further the 
access to this information for residents. 

 

 

14. 

Correspondence 

 

Amey Customer Survey    https://www.surveymonkey.com/s/YDPSQ7Q  
Noted 

 

Cirencester Town Council Consultation – Draft Planning Policy   
Noted 

 

Cotswold Tree Wardens Event – 10 November 2015 
Noted 

 

GCC Consultation – Fire & Rescue and Local Transport Plan 

www.gloucestershire.gov.uk/consultglosfire 
www.gloucestershire.gov.uk/ltp3 

Noted 

 

GAPTC Training Schedule - Noted 

 

Police & Crime Panel – Independent Member Vacancy  -  Noted 

 
Action:
 

Gloucestershire Archives – Invitation to Magna Carta Events – 24 November 2015 
It was agreed that Cl r Mrs Freyne and Cl r Mrs Chester-Master would attend. 

 
Action:
 

Invitation to CDC’s Town and Parish Liaison Meeting – 9 November 2015 
Cllr Mrs Freyne agreed to attend 

 

Secretary of State Appointments to AONB Conservation Boards  -  Noted 

 

Invitation to Charities Meeting at Coleford Town Council – 18 November 2015 
Noted 

 

Invitation to Healthwatch Public Event – 11 November 2015  -  Noted 

 

GCC – Funded Transport Consultation https://gloucestershire-
consult.objective.co.uk/portal/trp/funded_public_transport_survey/funded_public_transpor
t_survey_1 
Noted 

 

GRCC – Social and Rural Exclusion  -  Noted 

 

 

15. 

Any Other Business  
Cllr Mrs Freyne gave her apologies for the January meeting. 

 

 

16. 

Date and Time of Next Meeting  
Thursday, 7 January 2016 at 7 pm in the Vil age Hal   

 

 

There being no further business the meeting closed at 9.25 pm