background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

5 July 2018 

 

Page 1

 

PRESTON PARISH COUNCIL 

 

MINUTES OF THE MEETING OF THE ANNUAL PARISH COUNCIL  

HELD ON THURSDAY, 3 MAY 2018 

 

PRESENT

Cllr Mrs J Tomblin (Chairman), Cllr Mrs P Chester-Master, Cl r Mrs R Freyne, Cllr Mrs A 

Rawlins, Cl r G Edwards and Cl r N Price.

 

ALSO IN ATTENDANCE:  

Cllr Shaun Parsons (CDC and GCC) and Mrs C Braidwood (Clerk)

 

 

1. 

Election of Chairman 

RESOLUTION 12/18 

Cllr Mrs Julie Tomblin was Proposed by Cllr Mrs Chester-Master and Seconded by Cl r 

Price and unanimously elected to hold office until the Annual Council Meeting 2019 

 

The Chairman duly signed the Chairman’s Acceptance of Office 

 

 

2. 

Election of Vice Chairman 
RESOLUTION 13/18
 

Cllr Mrs Sue Cameron was Proposed by Cl r Mrs Freyne and Seconded by Cl r Edwards 

and unanimously elected to hold office until the Annual Council Meeting 2019 

 

 

3. 

Council or’s Portfolios 

RESOLUTION 14/18 

It was agreed that Council ors would continue in the fol owing roles: 

Highways and Transport – Cllr Mrs Julie Tomblin 

Planning – Cllr Mrs Regine Freyne 

Footpaths – Cllr Mrs Scil a Chester-Master 

Finance – Cllr Nick Price 

Grounds Maintenance – Cllr Nick Price 
Playing Field and Play Area – 
Cllr Guy Edwards 

Representative on Vil age Hal  Committee – Cllr Mrs Anne Rawlins 

Neighbourhood Planning Steering Group – Cllrs Mrs Tomblin, Freyne and Cameron.

 

 

 

4. 

Apologies and Reasons for Absence 

Cllr Mrs S Cameron (Personal) 

   

5. 

Declarations of Interest and Update Register of Members’ Interests  -  None 

 

 

6. 

Acceptance and signing of Minutes of Meeting held on Thursday, 8 March 2018  

RESOLUTION 15/18 
The Minutes were unanimously agreed as a true and accurate record and were 

signed by the Chairman. 

 

 

7. 

Matters Arising from the Minutes 

 
 
 
 
 

 
Action: JT 

Signage and Overhanging Hedge on South Cerney Road 

The Chairman confirmed that the traffic speed sign is difficult to see but does 

indicate 50 mph just before the junction with A419 and Highways has confirmed that 

it is the landowner’s responsibility to cut back the overhanging hedge.  It was agreed 

that Cl r Mrs Tomblin would contact the resident responsible to discuss the way 

forward, but it was noted that al  of the hedges along that stretch of road are 

overgrown.   

 

Feedback from Planning Enforcement Training 
Cllrs Mrs Tomblin and Freyne had attended the training and reported that not much 

enforcement is actual y carried out.  Priority is given to issues that are dangerous or 

life threatening. 

 

Hedge Cutting Opposite the Rectory 

It was acknowledged that the severe cut back created a lot of mess across the 

footway and the road which had been cleared by the Chairman and her family.  

background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

5 July 2018 

 

Page 2

 

However, it was recognised that the work is a great improvement and has al owed 

bulbs planted in the verge to flower; future maintenance wil  also be easier.   

 

 

8. 

Chairman’s Report  -  Nothing to report 

 

 

9. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Action: CB
  

Report from County and District Council or 

Cllr Shaun Parsons reported: 

•  CDC is trying to review the work carried out in Cirencester Market Place  

•  Solar Farm development – no further knowledge 

•  Chesterton development is progressing wel  through the Local Plan scrutiny 

•  Kingshil  Lane planning application has been withdrawn 

•  Creation of Publica to manage staff at CDC is going wel .   

•  Siddington Park Farm – work had begun on the development. 

•  4.9 % increase in GCC council tax where more money is being put into 

maintenance of roads.   

Cllr Parsons suggest contacting Gloucestershire Highways to carry out a 
comprehensive survey of roads in the Parish. 

 

 

10. 

Vil age Affairs 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action: RF, 
CB, JT & 

SC 

Development of Solar Farm – Identify Parish Council Contact for Queries and to 

Receive Verbal Update 

Cllr Mrs Freyne advised that she is stil  trying to communicate with interested parties.  It 

is understood that the site has now been purchased by Warrington Brough Council 

and she has emailed Cl r Russ Bowden but not received a reply.  Cllr Mrs Freyne was 

interviewed by the local press in Warrington and explained that there has been no 

communication.  The Clerk was requested to contact Warrington Borough Council 

and Cl r Mrs Freyne would contact our local press. 

Members thanked Cl r Mrs Freyne for the enormous amount of work she has put in. 
It was agreed that the Chairman and Cl r Mrs Cameron would provide a point of 

contact for residents when work begins on the development. 

 

 

 

 

 

 

 

Action: CB 

Feedback from Annual Litter Pick – 10 April 2018 

Members reported that it has been very successful and there had been a good 

turnout of residents.  There had been concern that the weeds would have hindered 

the work, but it was agreed that the litter pick had been carried out just in time.   It 

was noted that CDC had not provided enough equipment – only 10 bags and not 

enough litter pickers.  Nor was all of the rubbish col ected at the same time and it was 

noted that the dumping of tyres is a major problem.  It was agreed that the 

equipment must be booked earlier next year. 

 

Arrangements for Annual Village Meeting 

It was noted that in the past, the Annual Vil age Meeting has taken place on the 
same evening as the Annual Parish Council meeting.  However, it had been agreed 

to delay the Vil age meeting this year until 5 July at 7.30 pm and present the work 

carried out on the Neighbourhood Development Plan so that residents would come.  

 

 

11. 

Questions from the Public  -  None. 

 

 

12. 

Playing Field  

  Annual Safety Report 

Noted. Cl r Edwards confirmed that he had starting monthly checks and has picked 

up some issues resulting in the purchase of a new swing seat.  

 

 

13. 

Vil age Hal  

Cllr Mrs Rawlins confirms that she had attended the Annual General Meeting and 

confirmed that the defibril ator has now been instal ed.  A Cream tea wil  be held on 

20 May, but the Pub Night had not been wel  supported. 

 

 

14. 

Neighbourhood Development Plan 

 

Draft Minutes from the Meeting held on 26 April 2018  -  Not available. 

 

Verbal Update 

background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

5 July 2018 

 

Page 3

 

The Chairman advised that the Group are proof reading the Evidence documents 

and that a meeting is to be arranged with CDC prior to completion of the Plan. 

 

 

15. 

Procedures 

 

Revised Model Standing Orders 

It was agreed that the Clerk wil  circulate a useable document by email and to 

consider and adopt it at the next meeting.  

 

General Data Protection Regulations Training Event 

RESOLUTION 16/18 

The Chairman and the Clerk had attended a training session with Mrs Warren and the 

Clerk was developing a draft Policy that would be circulated shortly for consideration 

and adoption at the next meeting.   

It was agreed that the Vil age Newsletter and circulation list should formal y come 

within the Council’s umbrel a as the Council is already registered with the ICO.   
It was further agreed that the existing email circulation list used for the Vil age 

Newsletter and Neighbourhood Watch should be destroyed as much of it is out of 

date and inaccurate.   

It was agreed that an article would be placed in the Vil age Newsletter in June, July 

and August stating that no further printed copies would be supplied and requesting 

residents to register their email addresses to receive electronic copies of the Vil age 

Newsletter, Neighbourhood Watch Alerts and Parish Council information by 1 

September 2018. 

 

 

16. 

Finance 

16.1  Budget Report and Bank Reconciliation for Year Ending 31 March 2018 (Attached) 

RESOLUTION 17/18 
The Report and Bank Reconciliation was unanimously approved and adopted. 

16.2.1  Audit Return for Year Ending 31 March 2017 

16.2.2  Sign the Certificate of Exemption (Attached) 

RESOLUTION 18/18 

The Certificate was unanimously approved and signed by the Chairman and the 

RFO. 

16.2.3  Annual Internal Audit Report (Attached) 

RESOLUTION 19/18 

The Annual Internal Audit Report was considered and unanimously approved. 

16.2.4  Annual Governance Statement (Attached) 

RESOLUTION 20/18 

The Annual Governance Statement was considered and unanimously approved. 

16.2.5  Annual Accounting Statements (Attached) 

RESOLUTION 21/18 

The Annual Accounting Statements were considered and unanimously approved. 

16.3  Clerk’s New Pay Scales 

RESOLUTION 22/18 

It was resolved to increase the Clerk’s salary in line with the national agreement to 

£12.01 per hour. 

16.4  Budget and Bank Reconciliation for 2018 – 2019 

RESOLUTION 22/18 

The Report and Bank Reconciliation was unanimously approved and adopted 

16.5  Bil s for Payment (Attached)  

RESOLUTION 23/18 

It was unanimously agreed to pay the Bil s as detailed on the attached Schedule. 

16.6  Insurance Renewal (Five Year Agreement) 

RESOLUTION 24/18 

It was unanimously agreed to renew the Insurance Policy with Zurich in line with the 5-

year agreement. 

 

 

17. 

Planning 

17.1  New Planning Applications 

  18/01257/FUL   Norcote Workshop London Road Cirencester Gloucestershire GL7 5RH 

New store/workshop unit (Use Class B1c)   Response 23 May 2018 

background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

5 July 2018 

 

Page 4

 

RESOLUTION 25/18 

There were No Objections to the application, but it was agreed to enquire if there is a 

limit to the number of workshops al owed on the site. 

  18/01316/FUL  Preston House Preston Cirencester Gloucestershire GL7 5PR 

Conversion of the existing annexe currently used as student accommodation into 

additional accommodation for the main dwel ing   Response 31 May 2018 

RESOLUTION 26/18 

There were No Objections to the application. 

17.2  Planning Applications Responded to Since Last Meeting - None 

17.3  Planning Decisions Received – None 

17.4  Planning Correspondence  - None 

 

 

18. 

Correspondence -  None 

 

 

19. 

Any Other Business  -  None 

 

 

20. 

Date and Time of Next Meeting – Parish Council Meeting 

Tuesday, 5 July 2017 at 7.00 pm in the Vil age Hal  

 

 

There being no other business the meeting closed at 9.05 pm