background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

4 July 2019 

 

Page 1

 

PRESTON PARISH COUNCIL 

 

MINUTES OF THE ANNUAL MEETING OF THE PARISH COUNCIL  

HELD ON THURSDAY, 9 MAY 2019 

 

PRESENT

Cllr Mrs J Tomblin (Chairman), Cllr Mrs S Cameron (Vice-Chairman), Cllr Mrs R Freyne, 

Cllr Mrs P Chester-Master, Cllr A Stone,  Cllr Mrs N Jones and Cl r N Price.

 

 

ALSO IN ATTENDANCE:  

Mr & Mrs R Canton, Mr K Tomblin, Cl r M Evemy (CDC), Cllr S Parsons 

(GCC) and Mrs C Braidwood (Clerk) 

 

1. 

Election of Chairman 

Cllr Mrs Julie Tomblin was unanimously elected to hold office until the Annual 

Council Meeting 2020 and duly signed her Chairman’s Acceptance of Office 

 

 

2. 

Election of Vice Chairman 

Cllr Mrs Sue Cameron was unanimously elected to hold office until the Annual 

Council Meeting 2020 and duly signed her Vice-Chairman’s Acceptance of Office 

 

Cllrs Mrs R Freyne, Mrs P Chester-Master and N Price who were elected during the 
recent election also signed the Acceptance of Office. 

 

 

3. 

Vacancies 

RESOLUTION 09/19

 

Mr Alan Stone and Mrs Natalie Jones were unanimously co-opted to fil  the 

vacancies left fol owing the recent election and duly signed their Acceptance of 

Office 

 

 

4. 

Council or’s Portfolios 

It was agreed that Councillors would hold the following portfolios: 

Cllr Mrs J Tomblin and Cl r Mrs S Cameron would share the responsibility to attend 
Vil age Hall Committee meetings between them.   

Cllr Mrs P Chester-Master   -    Footpaths and Bridleways 

Cllr N Price   -     Vil age Maintenance and Finance 

Cllr A Stone    -    Highways and Planning 

Cllr Mrs R Freyne     -    Planning 

Cllr Mrs J Tomblin     -      Playing Field 

Cllr Mrs N Jones  -   Finance 

Cllr Mrs J Tomblin, Cllr Mrs R Freyne and Cllr Mrs S Cameron    -   Neighbourhood 

Development Plan Steering Group 

 

 

5. 

Apologies and Reasons for Absence 

None 

   

6. 

Declarations of Interest and Update Register of Members’ Interests (as required) 

All Members were given new Register of Interests forms to complete. 

 

 

7. 

Acceptance and signing of Minutes of Meeting held on Thursday, 7 March 2019 

RESOLUTION 10/19 

The Minutes were unanimously agreed as a true and accurate record and were 

signed by the Chairman. 

 

 

8. 

Matters Arising from the Minutes 

 

30mph sign at Vil age Farm 
It was noted that this had been reported to Gloucestershire Highways and the sign 

replaced. 

 

 

9. 

Chairman’s Report 

Nothing to report 

 

 

background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

4 July 2019 

 

Page 2

 

10. 

Reports from County and District Council ors  

Cllr Mike Evemy (CDC) introduced himself and explained that as he had been 

elected the previous week, he had little to report except that with the change in 
political power at District, residents are likely to see different things happening in the 

future. 

Cllr Stone explained that he had recently emailed the District Council but received 

no reply and asked if an automated response system could be put in place. 

 

 

11. 

Vil age Affairs 

 

First Aid Course – 8 June 2019 – Update 

The Clerk confirmed that there are 6 places stil  available. 

 

 

 
 

Action: PCM 

& NP 

Annual Litter pick – Feedback 

The Chairman confirmed that there had been a fantastic turnout and lots of rubbish 

had been collected in Witpit Lane. 
Cllr Mrs Chester-Master advised that she is looking into blocking the gateway off the 

lay-by in Witpit Lane to attempt to prevent fly-tipping and Cl r Price agreed to see if 

he had any suitably large stones available. 

 

 

12. 

 

 

 

 

 

 

 
 

 

Action: CB 

Questions from the Public 

Traffic Volume and Speed on Kingshil  Lane 

It was noted that recent housing developments, particularly in London Road, had 

resulted in Increased traffic levels on Kingshil  Lane.  In order to make it safer for al  

users the speed limit needs to be lowered, a safe pedestrian / cycle route provided 

as wel  as a safe crossing at the Tol  Bar.  There has also been an Increase in the 

number of lorries using the Lane.   

It was agreed to contact Gloucestershire Highways with a request to enforce local 
lorry routes, reduction in the speed limit and construction of a pedestrian / cycle 

way on Kingshil  Lane and a safe crossing at the Tol  Bar.  Cllr Evemy agreed to add 

his support. 

 

 

13. 

Playing Field  

 

 

 

 

 

Action: CB 

Annual Safety Report 

The Report had been circulated and it was noted that the condition of the footbal  

nets had been questioned but rarely used. 

Cllr Stone raised the matter of equipment supported by timber posts; how long 

should they be expected to last and were they covered by the Council’s insurance 

policy.  The Clerk agreed to check as part of the review and renewal process. 

Cllr Price advised that the weeds on the Playing Field had been sprayed and re-
seeding wil  take place tomorrow. 

 

 

14. 

Vil age Hall 

 

Draft Minutes from the Annual General Meeting held on 1 April 2019 

Noted.  The Chairman advised that she had attended the meeting on behalf of the 

Council and reported that the meeting had discussed the possibility of a finger 

board sign to help people locate the Hal , but it was difficult to find a suitable place 

for this to be instal ed. 

 

 

15. 

Neighbourhood Development Plan 

 

Draft Minutes from the Meeting held on 2 May 2019 
Noted.  The Chairman explained that the main item discussed at the meeting was 

the new Green Gap Policy written by Portus & Whitton. 

 

Verbal Update 

This would be given by Dr Pel egram at the fol owing Annual Vil age (Parish) 

Meeting. 

 

 

16. 

Finance 

16.1  Budget Report and Bank Reconciliation for Year Ending 31 March 2019 (Attached) 

RESOLUTION 11/19 

It was resolved to adopt the report as attached. 

16.2  Audit Return for Year Ending 31 March 2019 

background image

Chairman    

 

 

 

 

 

 

 

4 July 2019 

 

Page 3

 

16.2.1  Certificate of Exemption 

RESOLUTION 12/19 

It was resolved that the Council’s turnover is below £25,000 pa. and the Certificate 
of Exemption completed as attached. 

16.2.2  Annual Internal Audit Report 

RESOLUTION 13/19 

It was resolved to adopt the Annual Audit Report as attached 

16.2.3  Annual Governance Statement 

RESOLUTION 14/19 

It was resolved to adopt the Annual Governance Statement as attached 

16.2.4  Annual Accounting Statements 

RESOLUTION 15/19 

It was resolved to adopt the Annual Accounting Statement as attached 

16.3  Broadband to the Vil age Hall 

It was noted that the Village Hall Committee do not wish to pay for Broadband 

once the Transparency Grant funding comes to an end and it was agreed to 

cancel the service when this is reached. 

16.4  Budget and Bank Reconciliation up to 30 April 2019 

RESOLUTION 16/19 

It was resolved to adopt the report as attached 

16.5  Bil s for Payment as detailed on the attached Schedule 

RESOLUTION 17/19 

It was resolved to pay the Bills as detailed on the attached Schedule 

16.6  Insurance Renewal (Three Year Agreement) 

It was agreed that this would be decided by email once the details of cover had 

been agreed. 

 

 

17. 

Planning 

17.1  New Planning Applications. -  None 

17.2  Planning Applications Responded to Since Last Meeting  

19/01264/OPANOT  Forty Farm 

Preston Parish Council has no objections in principle but request that the fol owing is 

taken into account when making a decision. 

Access on to Kingshil  Lane - this is already a busy road particularly during rush hours 

and the only way to access the site is by car.  Conversion and development of 

other farm buildings at Forty Farm have recently been approved and this current 

application wil  only increase the number of vehicles accessing and leaving the site 

which is opposite the junction of the main route through the vil age and wil  increase 
the hazard.  

From the site, up Kingshil  Lane to the Primary and Secondary Schools and on to the 

junction with London Road there is no footway and the speed limit is 60mph for most 

of its length.  In fact, it has long been of concern to the Parish Council that there is 

no safe way for children of the vil age to access either of the schools on Kingshil  

Lane unless they are taken by car. 

17.3  Planning Decisions Received – None 

17.4  Planning Correspondence   -  None 

 

 

18. 

Correspondence 

 

GAPTC – Invitation to AGM on 20 July 2019 - Noted 

 

 

19. 

Any Other Business 

Cllr Mrs Chester-Master advised that the handrails on the footbridge to the rear of 

the Church are being replaced. 

 

 

20. 

Date and Time of Next Meeting – Parish Council Meeting 

Thursday, 4 July 2019 at 7.00 pm in the Vil age Hal  

There being no further business the meeting was closed at 7.40 pm